La comunicazione è fondamentale. Che tu sia un dipendente o un datore di lavoro, il “come dirlo” fa la differenza. Sii chiaro su cosa stai cercando di ottenere e spiegare ai dipendenti, o ai loro rappresentanti o entrambi, se stai informando, consultando o negoziando con loro. Allo stesso modo, se sei un lavoratore, rivolgi le tue richieste in modo fermo, ma educato.
Tuttavia, è ai primi che dovremmo fare un po’ più di attenzione. Il rivestire il ruolo di “capo” non è cosa semplice e si scade più spesso nell’antipatia che nell’essere amati. E l’annosa questione della differenza tra un boss e un leader rimane evidente.
Se, dunque, sei un datore di lavoro, dovresti incoraggiare un flusso bidirezionale di informazioni tra dipendenti e i manager. E, per farlo, devi tenere conto di alcuni importanti fattori:
- tenere riunioni periodiche;
- usare un linguaggio che i dipendenti comprendano, non solo il gergo;
- mantenere le discussioni focalizzate, pertinenti, locali e tempestive;
- usare domande aperte per trarre idee dai dipendenti;
- assicurare che le comunicazioni raggiungano ogni dipendente, ad esempio non dimenticare i lavoratori part-time, i lavoratori a domicilio e i lavoratori assenti (ad esempio, quelli in ferie e quelli assenti a causa di malattia);
- usare gli eventi sociali per abbattere le barriere e creare fiducia;
- quando hai bisogno di comunicare problemi controversi o delicati , ad es. risultati aziendali mediocri, dovresti farlo faccia a faccia. Di solito è meglio avere un senior manager che discuta di questioni così importanti. Il vantaggio della comunicazione parlata e faccia a faccia è il fatto che si tratta di un modo diretto ed efficace per superare le distanze. Tuttavia, non vi si può fare affidamento completamente perché possono sorgere malintesi e voci di corridoio e si potrebbe desiderare di rafforzarla con una conferma scritta.
Assicurati che chiunque parli con i dipendenti sia pienamente informato e offra l’opportunità ai dipendenti di porre domande: se ti viene fatta una domanda a cui non sai rispondere, dillo. Potresti avvisare che avresti avuto bisogno di notifica di quella domanda poiché non hai attualmente le informazioni da fornire per una risposta immediata. Spiega che avrai una risposta a tempo debito. Affinché tutti i dipendenti siano informati, puoi inviare un’email a tutto il personale una volta che hai una risposta a una domanda che li riguarda tutti. E se non c’è risposta, spiega perché; mentre se puoi avere una risposta entro una determinata scadenza, dillo.
Una comunicazione scritta efficace è in genere accurata, breve e chiara. È buona prassi disporre di copie di tutte le politiche e informazioni aziendali in un unico posto a cui i dipendenti hanno accesso, ad esempio una intranet. I dipendenti possono consultare le procedure, i doveri e le condizioni contrattuali a loro piacimento o quando hanno bisogno di chiarimenti.
Ad ogni modo, mai e poi mai usare un linguaggio piccato, autoritario in senso spregiativo e toni autarchici. Regola che vale anche nella comunicazione scritta, nella quale il CAPS LOCK fa sempre fare una gran brutta figura! I vostri dipendenti sono lavoratori e l’era delle piantagioni di caffè in Alabama sono finite da tempo!
